Keuze bij de start van een programma voor een smart city
Veel steden of stedelijke regio’s streven naar de vorming van een smart city of valley. Ik beperkt me hier tot de eerste term, de smart city. Er zijn veel verschillende definities van dit concept in omloop. In deze tekst ga ik uit van de volgende invulling van het concept: Een smart city is een stad die systematisch oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken ontwikkelt, gebaseerd op samenwerking tussen burgers, bedrijven en maatschappelijk organisaties en met behulp van de innovatieve inzet van digitale technologie.
De wens van een gemeente om een smart city te worden roept als eerste vraag op: met welke voorwaarden en welke acties moeten we beginnen om succesvol invulling te geven aan het traject om te komen tot een smart city. Het hoeft daarbij niet om een letterlijke start te gaan, de vraag kan ook bedoeld zijn om samenhang te brengen in verschillende lopende initiatieven. Deze tekst probeert een antwoord te geven op deze startvraag.

Het startpunt voor de vorming van een smart city wordt bepaald door de visie die een gemeente heeft op de bijdrage van burgers, ondernemers en nieuwe technologie aan het oplossen van de vraagstukken van de stad. In een dergelijke visie liggen een aantal basiskeuzen vervat, zoals: de verhouding tussen economische en sociale doelen, de verhouding top-down en bottom-up, de mate waarin technologie bepalend is.
In het verlengde van deze visie ligt een belangrijke keuze die niet altijd bewust of expliciet gemaakt wordt. Het gaat om de keuze voor de aanpak die de gemeente kiest. Is dat een aanpak zich baseert op vooraf benoemde resultaten (meetbare uitkomsten) waar planmatig en projectmatig aan gewerkt wordt. Of is dat een aanpak die zich baseert op het scheppen van voorwaarden en begeleiden van processen die moeten leiden tot generiek geformuleerde doelen. Het meten hiervan gebeurt via indicatoren die de impact van de activiteiten moeten laten zien. Laten we voor het gemak spreken van een planningsaanpak en een procesaanpak.

Werken volgens de planningsaanpak
Bij een keuze voor een planningsaanpak horen programma’s met een sterke sturing door de gemeente en een duidelijke looptijd. De inzet van mensen en middelen en de uitkomsten van deze inzet hebben een duidelijke relatie. Het Britse Department for Business Innovation & Skills heeft een goede schematische weergave van de weg naar een smart city die gebaseerd is op de planningsaanpak.

Framework voor de vorming van een smart city gebaseerd op de planningsaanpak

Een dergelijke aanpak kan zeker leiden tot een smart city, maar vormt in mindere mate een voorwaarde voor de innovatiecomponent van een smart city. Innovaties in de planningsaanpak komen vooral per project tot stand door te sturen op gewenste resultaten en in mindere mate door de veel minder voorspelbare uitkomsten van een innovatie ecosysteem. Ik zal het verschil tussen de planningsaanpak en de procesaanpak laten zien aan de hand van een voorbeeld.

Verschil tussen de planningsaanpak en de procesaanpak
In een stad die kiest voor de planningsaanpak is een van de thema’s ‘langer gezond thuis leven’. Voor dat thema is een budget beschikbaar. Uit enquête gegevens van de GGD komt naar voren dat een belangrijke oorzaak voor een gevoel van onveiligheid thuis is dat alleen wonende ouderen bang zijn na een val pas laat gevonden te worden. Als oplossing wordt een alarmsysteem bedacht voor alle ouderen die daar behoefte aan hebben. Het alarm is ingebouwd in een klein polsbandje dat nauwelijks zichtbaar is en geen hinder geeft bij het bewegen. Het alarmsysteem, inclusief een meldcentrale en de zorg voor opvolging van een melding, wordt aanbesteed op basis van het budget voor het thema en uiteindelijk geïmplementeerd door het bedrijf aan wie de opdracht is gegund. Er wordt een enquête gehouden onder de dragers van het alarmsysteem om hun toegenomen gevoel van veiligheid vast te stellen.

In een stad die kiest voor een procesaanpak bestaat hetzelfde thema ‘langer gezond thuis leven’. Het thema wordt ingebracht bij enkele buurtorganisaties. Uit contacten met ouderen over het onderwerp komt ook hier de angst naar boven om te vallen, met name ‘s nachts. Het thema wordt ook ingebracht bij hulpverleners die te maken hebben met de gevolgen van valpartijen. Uit hun analyse van gegevens van valpartijen blijkt dat die veel voorkomen bij het uit bed stappen en dan met name wanneer men ’s nachts naar de WC gaat. De bevindingen worden ingebracht bij een community van ondernemers on onderzoekers rond eHealth oplossingen. Daar komt het voorstel uit een systeem te ontwikkelen dat gemakkelijk in huizen kan worden aangebracht en dat zorgt voor verlichting bij beweging. Het systeem zorgt voor een goede verlichting van de weg van het bed naar de WC. De betreffende ondernemer ontwikkeld hiervoor de sensoren en gebruikt hiervoor een nieuwe techniek die op de universiteit ontwikkeld is. De gemeente betaalt een deel van de ontwikkelkosten.
De onderzoeker die kijkt naar de sensortechniek brengt in dat met een kleine aanpassing de bewegingssensor ook kan signaleren dat iemand valt. De universiteit ontwikkeld een prototype van een geïntegreerde sensor. De ondernemer werkt vanuit dit prototype verder en maakt en een product van dat geschikt is voor de Nederlandse markt.
De procesbegeleider van de gemeente legt contact met de thuiszorgorganisatie om afspraken te maken over de opvolging van de valmeldingen.
De ondernemer brengt verslag uit in de community, waarop een andere ondernemer, die onder meer stoelliften installeert, op het idee komt om een hulpmiddel te ontwikkelen voor het veilig in- en uit bed stappen. Hij wordt hier de trekker van en schakelt een HBO instelling in en twee plaatselijke bedrijven die voor de elektrotechnische en de mechanische onderdelen kunnen zorgen. De gemeente zorgt voor een programmaleider. De programmaleider betrekt de thuiszorgorganisatie bij de ontwikkeling. Het project duurt 2 jaar en levert een hulpmiddel op dat vrij duur is en alleen op indicatie geleverd kan worden als ook de thuiszorg het kan gebruiken om iemand in en uit bed te helpen, als alternatief voor een tillift.
Een andere ondernemer uit de community doet aan 3D-printen en denkt dat hij het ontwerp lichter en goedkoper kan maken.
(Overigens kent Nederland een mooi bedrijf dat slimme vloeren maakt, uitgerust met sensoren. Ik ben benieuwd of de gemeente Den Bosch hier al mee samenwerkt.)

Twee aanpakken met verschillende activiteiten en verschillende uitkomsten. Het is niet zo dat ik door meer tekst de tweede aanpak aantrekkelijker heb willen maken, maar een kenmerk van de procesaanpak is nu juist een cascade van ongeplande ontwikkelingen. De gemeente stuurt daarbij niet zozeer programma’s, maar treedt vooral faciliterend en begeleidend op. Het zal duidelijk zijn dat voor de procesaanpak een ander implementatieschema passend is. Verrassend genoeg is daar veel minder literatuur over beschikbaar. Dat zou goed kunnen komen doordat de planningsaanpak beter aansluit bij bestaande denkwijzen en praktijken. De heersende denkwijze voor de aansturing van verandering is sterk gebaseerd op het uitgangspunt dat de wereld maakbaar is als je er maar de goede methoden en technieken voor gebruikt.

Werken volgens de procesaanpak
De analyse van succesvolle van smart cities en met name de analyse van goed werkende ecosystemen voor innovatie bieden beide steun voor de procesaanpak. Vanuit beide bronnen heb ik een aantal factoren afgeleid die nodig zijn om te komen tot een smart city. Ik heb deze factoren verwerkt in het onderstaande framework, dat gebruikt kan worden voor de invulling van een programma voor een smart city (of valley).

Framework voor de vorming van een smart city gebaseerd op de procesaanpak

Dit schema is niet bedoeld als volledig programma voor de vorming van een smart city, maar het laat een volgorde zien van factoren die uit diverse best practices naar voren komen als succesfactoren. Samenvattend zijn in dit schema de volgende adviezen vervat voor een programma gericht op de vorming van een smart city:
• Besteed voldoende tijd en aandacht aan een visie die het programma kan dragen
• Analyseer de startvoorwaarden en breng deze op een voldoende peil
• Geef voldoende invulling aan de primaire middelen voor het programma
• Uitvoerende programma’s zijn langlopende processen die permanent gekoppeld zijn aan ondersteuning en communicatie over wat er gebeurt
• Er moeten kanalen zijn voor de voortdurende terugkoppeling van ervaringen naar middelen, voorwaarden en visie.

Voor gemeenten die snel aan de slag willen: uiteraard kan het programma versneld worden door delen parallel te laten lopen. Drie versnellingen die kunnen worden aangebracht en die bij procesaanpak horen, zijn:
• Tegelijk met de vorming van een visie worden een of meer programmamanagers aangesteld.
• Deze programmamanager(s) start met de vorming van communities.
• Er wordt procesbegeleiding geboden aan initiatieven uit de communities.

Een goede start
Wanneer een gemeente of regio een programma wil starten voor de vorming van een smart city of valley loont het de moeite een bewuste keuze te maken voor een van de hier geschetste aanpakken. De basis voor deze keuze ligt bij de visie op de invloed van burgers en ondernemers: zijn het participanten of zijn het de dragers van de gewenste sociale en technologische innovatie. Deze visie heeft zijn weerslag op alle onderdelen en alle fasen van een programma richting een smart city.

Een start van het programma zonder bewuste reflectie op deze basiskeuze kan leiden tot frustraties onderweg. Een start gebaseerd op een bewuste keuze voor een aanpak geeft richting en houvast bij het langlopende traject om een smart city te worden en te blijven.