Het is mijn overtuiging dat kennis intensieve organisaties baat hebben bij het delen van kennis. Kennis krijgt waarde door het te delen. Het gaat daarbij wel om verstandig delen, dus niet altijd en zonder meer, maar gebaseerd op ja, tenzij.

Connectieve technologie en met name internet heeft het delen van informatie bijzonder makkelijk gemaakt. Websites, wiki’s, sociale media en collaborative software bieden burgers, maar ook medewerkers van organisaties veel mogelijkheden informatie met anderen uit te wisselen. De communicatiemogelijkheden over internet beginnen te lijken op hoe we face-to-face communiceren in tweetallen of in groepen. Ons vermogen tot communiceren als sociaal wezen vindt nu ook elektronisch zijn weg.

Wat valt er te delen?

Data, informatie en kennis kunnen alle worden gedeeld, maar het zijn verschillende zaken en het delen vraagt om andere processen. Data zijn gegevens zonder context of betekenis, zoals een lijst met adressen. Data in context wordt informatie: de adressen zijn van klanten in de provincie Gelderland die een bepaalde dienst hebben afgenomen. Kennis plaats informatie in een handelingsperspectief: de groep klanten die bereikt is in Gelderland is groter dan die in andere delen van het land, waarschijnlijk omdat hier gewerkt is met een online advertentie campagne, terwijl elders huis-aan-huis bladen zijn gebruikt.

Data en informatie vragen beperkte interactie bij overdracht of delen ervan. Kennis wint aan waarde als deze gepaard gaat met wederzijdse communicatie. Uitslagen bijvoorbeeld van laboratorium bepalingen kunnen vaak als zodanig worden doorgegeven, of soms moeten de data van standaard informatie worden voorzien, zoals gebruikte eenheden of hoeveelheden. De interpretatie van de bepalingen voor het bepalen van een behandeling vraagt intensievere communicatie, bij voorkeur in directe interactie.

Om het in een beeldspraak te vatten: data zijn de pixels, informatie is het beeld, kennis is het verhaal.

Waarom kennis delen?

Kennis intensieve organisaties creëren waarde uit kennis en de waarde van die kennis neemt toe als er uitwisseling van informatie bestaat binnen en tussen teams. Het verrijken van kennis vraagt om zoveel mogelijk uitwisseling met anderen. Het vermogen om permanent kennis te verrijken biedt veel meer voordeel ten opzichte van andere organisaties dan een knowledge base van statische kennis. De snelheid van veroudering van die knowledge base maakt dat de waarde  meer bepaald wordt door de ontwikkeling ervan dan door de inhoud of omvang.

De argumentatie in veel artikelen over het belang van kennis delen is echter beperkt en komt vaak op het volgende neer: kennis delen is goed, dus is het goed om kennis te delen. Daarom hier een poging de argumenten voor het delen van kennis wat uitgebreider en explicieter te benoemen:

1. Delen van kennis leidt tot interactie met andere professionals. Die interactie (feedback, aanvulling, verbetering) verhoogt de kwaliteit van de gedeelde kennis.
2. De interactie rond gedeelde kennis is een vorm van leren die het vermogen vergroot van de deelnemers om nieuwe kennis te creëren en het vergroot hun vaardigheden om in samenwerking kennis te produceren.
3. Gedeelde kennis hoeft niet altijd klaar of compleet te zijn. Het kan ook worden gedeeld om die kennis verder te ontwikkelen: met anderen een probleem oplossen of nieuwe inzichten produceren.
4. Gedeelde kennis kan gebaseerd zijn op beperkte expertise, dan is het waardevol om andere experts erbij te betrekken door te delen.
5. Kennis delen is ook het opbouwen van een netwerk en een netwerk is een waardevolle bron van kennis voor toekomstige vraagstukken.
6. Delen van kennis leidt tot een uitbreiding van informatie, perspectieven en meningen. Dat verrijkt bestaande kennis en biedt een bredere basis voor de ontwikkeling van toekomstige kennis.
7. Delen van kennis biedt erkenning en prestige bij lezers de gebruikers van die kennis.
8. Kennis delen geeft een gevoel van voldoening. Het is plezierig om te doen.
9. Kennis delen motiveert: anderen zien wat je kunt en de reactie op gedeelde kennis spoort aan tot verder gaan en verbeteren.
10. Delen van kennis past bij autonome professionals: het is een handeling die zelfstandig en op basis van eigen verantwoordelijkheid kan worden uitgevoerd.
11. Kennis delen levert sociaal waardevolle relaties met anderen op.
12. De interactie die ontstaat uit het delen van kennis geeft je een plaats binnen een groep. Je kennis biedt je een identiteit in een community.
13. Delen met de buitenwereld beïnvloedt ook de interne relaties tussen medewerkers en teams. Medewerkers die deelnemen aan externe platforms zullen beter kunnen deelnemen aan interne platforms of zullen deze initiëren.
14. Het opbouwen en onderhouden van relaties met externe partijen kan leiden tot toegang tot bruikbare informatie die anders buiten bereik was gebleven.

Kennis delen en samenwerking

Kennis delen en samenwerking zijn twee kanten van dezelfde medaille. Kennis delen toont respect en schept het vertrouwen dat nodig is voor waardevolle samenwerking. Omgekeerd veronderstelt waardevolle samenwerking het delen van informatie en kennis. Zonder het delen van kennis ontstaat informatie ongelijkheid, vervolgens misverstanden en uiteindelijk wantrouwen. Delen van informatie en kennis tussen mensen en organisaties is dus de basis voor samenwerking. Het creëert op een tastbare manier vertrouwen en zet een proces van uitwisseling in gang waar alle deelnemers baat bij hebben.

Leren omgaan met digitaal delen

Organisaties moeten leren omgaan met medewerkers die informatie delen binnen en buiten de organisatie met gebruik van digitale communicatiemiddelen. In de eerste plaats past dit delen van informatie niet altijd bij de traditionele vormen van communicatie, die zich kenmerken door centrale sturing, vaste kanalen en hiërarchie. De organisatie zal keuzen moeten maken in de mate waarin en de wijze waarop informatie wordt gedeeld: ook met digitale communicatiemiddelen is een centrale aansturing nog steeds mogelijk, maar er zijn ook organisaties die kiezen voor open en hun medewerkers stimuleren actief deel te nemen aan interne en externe digitale platforms.

Een tweede keuze die organisaties moeten maken heeft betrekking op het ‘tenzij’: welke informatie wordt niet gedeeld. Er zal en balans moeten worden bepaald tussen kennis die, al dan niet formeel, gezien moet worden als intellectueel eigendom en waarvan het delen de organisatie schade zou doen en kennis die als ruilmiddel kan fungeren in de uitwisseling met andere organisaties.

De weg naar een cultuur van kennis delen

Het zal duidelijk zijn dat een cultuur van kennis delen niet vanzelf ontstaat. Het is een langlopend proces dat begint met een analyse van de bestaande teams, cultuur en werkwijzen, vervolgens het benoemen van doelen en, gebaseerd op deze analyse en doelen, een strategie van voorbeelden stellen, faciliteren en stimuleren. Communicatie technologie en vaardigheid in het gebruik hiervan zijn daarbij belangrijke middelen, maar het zijn de interacties tussen mensen die bepalend zijn voor het succes van het delen van kennis.